大兴安岭地区气象局机关合同管理实施细则(修订)

大兴安岭地区气象局机关合同管理实施细则(修订)

（大气办发〔2020〕12号，2020年11月18日）

第一章  总则

第一条  为加强大兴安岭地区气象部门机关合同管理，防范内部控制风险，根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《气象部门合同管理办法》《黑龙江省气象局机关合同管理实施细则》等法律和规章，结合我区工作实际，制定本实施细则。

第二条  以大兴安岭地区气象局名义签署的合同及经大兴安岭地区气象局机关管理的账户往来的合同的订立、履行、纠纷处理和文档管理等适用本细则，不包含劳动关系合同。

本细则所称合同，是指大兴安岭地区气象局机关在民事活动中与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议及不区分金额大小的经济合同。

第三条 本细则所称重大合同，是指涉及金额超过2万元以上（含2万元）、专业技术难度较大、法律关系复杂或者对本单位行政管理、业务开展产生重要影响的合同。涉外合同、借贷合同、担保合同、抵押合同属于重大合同，其他重大合同由合同承办科室根据实际情况自行认定。

第四条  依法成立的合同对合同各方具有同等的法律约束力，合同承办科室应按照约定全面行使权利、履行义务，敦促对方积极履行合同。

第二章  职责分工

第五条  合同的签署。合同应按照职责分工确定承办科室，由单位法定代表人授权承办科室主要负责人签署。对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代理人签名并加盖公章或合同专用章。

严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同，严禁超越权限签署合同。合同当事人未经授权或超越权限签订的合同一切责任由合同当事人承担。

第六条  合同承办科室主要负责人对合同的真实性负责。合同承办科室职责包括：

合同的前期调研；合同的洽谈、合同文本草拟与修改；承办科室负责人审定合同文本；将合同资料报审查机构审查或根据需要报相关部门审批；合同的履行、纠纷处理等活动；保管合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件资料;合同履行完成后，合同文档的整理、移交。

第七条  综合办公室为大兴安岭地区气象局机关合同归口管理部门，负责合同业务实施的统一规范管理，主要职责包括：

确定合同业务的程序和要求；参与重大合同的起草、谈判、审查与订立；管理合同专用章；编制合同顺序号，建立和登记合同台账,并保存一份合同文本原件；按月统计合同印花税，提交财务部门复核；参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行；与业务、财务、法规、审计、纪检等相关部门建立沟通协调机制，加强合同全过程管理，降低履约风险。

第八条  合同订立、履行过程中，相关部门应参与审查，审查内容及职责包括：

业务科依据管理职能负责审查有关合同内容是否真实，是否符合业务目标、气象业务技术标准、服务指标或办公环境需要。

行政执法科依据管理职能负责审查合同内容合法性、有效性及自身权利义务保护等条款，适当时应进行法律咨询。与物价部门工作对口衔接的部门负责核查收款合同中与物价部门核定的收费项目、标准是否一致。

计划财务科负责审查资金是否符合预算要求、合同款项支付是否符合约定和相关财务制度、合同款项收入是否按约定及时足额到账、合同执行中的各种票据、采购合同是否符合相关规定。

纪检组负责对合同的相关事项进行监督检查。

第九条  合同管理时应确保不相容岗位相互分离，具体包括：合同的拟订与审核，合同的审核与审批，合同的审批与订立，合同的执行与监督等。

第三章 合同的订立

第十条  加强合同订立的管理，明确合同订立的范围、条件及程序，签订合同应当采用书面形式，至少一式四份。两人以上参与合同订立全过程。

第十一条  大兴安岭地区气象局机关合同订立流程分为六个步骤：缔约前调查、缔约前洽谈、合同文本起草、合同文本审核、合同报批和合同签署。可根据实际情况，确定具体合同订立步骤。合同订立流程具体内容详见附件1。

第十二条  合同订立之前需填写审核单（附件2），对合同文本内容进行审核。合同审签实行逐级审核、分级审定，涉及金额0.3万元以下的非重大合同由分管局领导审定；涉及金额0.3万元以上（含0.3万元）的合同由局长审定。合同审核单需与合同原件各一份移交至办公室备案。

第十三条  合同文本一般应包括：当事人的名称和地址；标的、数量、质量；当事人权利义务；价款或者报酬、（收）付款方式；履行期限、地点和方式；验收条款；违约责任；解决争议的方式，如果解决争议的方式选择仲裁的，应当明确具体的仲裁机构；各方法人代表或授权代理人签字（合同签署授权委托书详见附件3），签订合同时间；合同备案编号。（合同编号规则详见附件4）

第十四条  拟定合同应做到：主要条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；标的物质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；提供服务的方式、标准和结算依据明确；文字表达严谨，不使用有歧义或含混不清的词语；违约责任认定明确，违约金的计算方法准确。

第十五条  由合同相对方起草的合同，应特别关注合同内容是否准确反映本单位诉求和谈判达成的一致意见、“其他约定事项”等需要补充调整的栏目，纠正欺骗性和模糊性条款，如不存在其他约定事项时是否注明“此处空白”或“无其他约定”。

第十六条  合同归口管理部门按月统计合同印花税金额，提交财务管理部门复核，并由财务管理部门及时向税务机关申报。同一种类的合同可按期汇总缴纳，缴纳税额参照印花税税目和税率，缴纳期限不超过1个月。印花税票应足额粘贴在合同文本封面，并在每枚税票的骑缝处盖戳注销或划销。

第十七条  组建结构合理的谈判团队，谈判团队中除有经验丰富的业务人员外，还应有法律、技术、财务等方面的人员参与谈判。

重大合同必须组织业务、财务、法规、纪检等工作人员参与合同订立，必要时可聘请外部专家或法律顾问参与工作。

第十八条  违约责任指合同当事人因不履行合同义务或履行合同义务不符合约定而向对方承担的民事责任。应重视合同签订时违约责任条款的约定和发生合同违约后违约责任的履行。

（一）合同中应明确违约责任承担方式，承担违约责任的当事人应当承担继续履约、采取补救措施或者赔偿损失等责任。

（二）约定损害赔偿的范围，承担违约责任的当事人给对方造成损失的，损失赔偿额相当于因违约所造成的损失，包括合同履行后可以获得的利益。

（三）确定违约金支付方式，在合同违约责任条款中可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。

第四章 合同的履行

第十九条  合同签订后，应按照合同约定全面履行义务，合同承办科室应及时处理履约过程中的问题、主张权利。合同履行涉及其他部门的，合同承办科室应及时协调相关部门；相关部门应按照职责分工，积极履行合同的有关约定。

第二十条  应严格按照合同约定的价款、支付进度和付款方式等收取或支付合同价款。合同承办人员应及时收集凭证单据，经相关审批后在规定时间内提交财务部门办理结算。财务部门应将审批后的结算申请资料与合同相关条款进行核对，核对无误后办理结算业务。

第二十一条  收款合同承办人应将合同约定的价款及时、足额缴纳到财务部门，并由财务部门统一出具财政票据或税务部门印制的发票。开出发票但未收到价款的应及时催收，避免长时间形成呆账。原则上严禁以实物或服务抵扣合同价款，特殊情况下产生的非现金交易，必须签订补充协议，明确实物或服务的各项指标，收到的实物或服务必须入账。

财务部门应重点审核所缴的现金、支票或汇票等的金额与所开具的票据金额是否一致，与合同协议金额是否一致，如涉及收费减免的，承办科室应提供收费减免批准文件或审批单。

第二十二条  应对合同履行情况实施有效监控，合同归口管理部门不定期检查合同的履行情况，可采取重点检查和抽查的方式，针对合同管理中的薄弱环节进行跟踪监督。探索建立合同管理信息系统，跟踪合同履行进度。

第二十三条  合同履行过程中出现下列情形的，合同承办科室应及时主张权利，采取措施预防和应对合同风险的发生：

（一）合同依据的法律法规或者政策修改、废止，可能影响合同正常履行；

（二）订立合同时的客观情况发生重大变化，可能影响合同正常履行；

（三）合同相对人财产状况恶化导致丧失或者可能丧失履约能力；

（四）出现不可抗力，可能影响合同正常履行；

（五）对方当事人明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务；

（六）其他影响或者可能影响合同履行的情形。

第二十四条  合同履行中出现前款情形的，合同承办科室应及时向合同归口管理部门提交预警报告。预警报告包括：合同订立和履行情况的说明；争议合同文本及相关补充合同；合同风险的主要内容及初步处理预案；需要论证的问题明细；证据材料及清单；需要提交的其他资料。

第五章  合同变更及验收

第二十五条  经双方当事人协商一致可进行合同变更，变更条件应符合《中华人民共和国合同法》。变更时应根据原合同类别重新履行签订程序，签订补充协议或重新签订合同，通过政府采购或公开招标签订的合同，不得重新签订合同，补充协议不能超过合同价款的10%。非政府采购或公开招标签订的合同，变更后合同价款总额不得达到或超过政府采购或公开招标限额。

第二十六条  应加强合同验收管理。合同验收是与合同相对人履约责任义务的交割点。合同验收合格，合同标的物质量责任发生转移，交付方履约义务完毕；合同验收不合格，应根据合同约定，过错方赔偿合同相对方损失，双方都有过错的应当各自承担相应的责任；合同验收不合格，经修复后验收合格的，修复费用酌情确定承担方。

第六章  合同的文档管理

第二十七条  办公室应加强合同登记管理，探索利用信息技术手段建立合同管理信息系统，定期对合同进行统计、分类。详细登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况，合同终结后应及时办理销号和归档手续，实现对合同的全程管理。

建立合同文本统一分类和连续编号制度，防止或及早发现合同文本的遗失，方便合同查阅和履行。办公室应按照时间顺序对订立的合同进行编号管理。机关科室借阅合同须经办公室主任及借阅科室的分管局领导签字，并进行登记，属于涉密的合同按保密有关规定执行，并在分管局领导签署的借阅日期内归还。与单位经济活动有关的合同应当同时提交财务核算部门作为账务处理的依据。

加强合同信息安全保密，未经批准不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密（合同借阅登记簿详见附件5）。

第二十八条  合同履行完毕后，承办科室应将签订的合同原件和审批单一并报办公室备案，办公室应及时将合同文本及相关资料整理归档，不得随意处置、销毁。项目合同应在项目验收后与其他档案一并移交文档管理部门，非项目合同应在年度终了后三个月内移交文档管理部门。

重大合同永久保存，其他合同保存10年。

第二十九条  重大合同应归档保存的合同文件资料主要包括：

（一）正式签订的合同文本原件；

（二）合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议；

（三）合同订立的依据文件；

（四）缔约前洽谈过程中的背景资料、往来函电、会谈纪要、政府采购及招投标文档及与合同签订有关的资料；

（五）合同纠纷涉及的法院文书等资料；

（六）其他与合同签订有关的文件资料。

第七章 合同纠纷处理

第三十条  应加强对合同纠纷的处理，出现一般合同纠纷由承办科室按合同签署权限提出处理意见。出现重大合同纠纷由承办科室提出意见，局长办公会研究处理。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人不得向对方做出实质性答复或承诺。

第三十一条  合同纠纷应尽可能通过协商或调解解决。经协商、调解达成一致意见的应签订书面协议；经协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。

通过仲裁或诉讼方式解决合同纠纷，合同承办科室应全面收集证据，按照诉讼时效的要求及仲裁、诉讼规则做好应对工作，防止因应诉不当导致败诉。

第三十二条  合同纠纷处理中，承办科室不得有下列行为：

（一）擅自放弃属于气象部门一方享有的合法权益；

（二）无正当理由，拒不履行气象部门应当履行的义务。

第八章  监督问责

第三十三条  合同承办科室及工作人员违反本细则，有下列行为之一的，责令限期改正，追回资金，并予以通报；对直接负责的主管人员和相关责任人，按规定予以行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理：

（一）未经授权擅自对外签订合同的；

（二）违反规定不使用合同标准文本的；

（三）在合同订立和履行过程中与他人恶意串通、损害气象部门合法权益的；

（四）未妥善保管合同资料、档案材料的；

（五）拒绝有关部门依法实施监督检查的，在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；

（六）在合同订立和履行过程中玩忽职守、滥用职权、收受贿赂的；

（七）未按规定保守秘密的；

（八）其他违反法律法规的行为。

此外，违法订立、变更、解除合同，给公民、法人或其他组织造成损害的，应当依法予以赔偿。

第九章 附则

第三十四条  本细则适用大兴安岭地区气象局机关账户往来资金。

第三十五条  本细则由大兴安岭地区气象局办公室负责解释。各县（市、区）气象局、地局直属各单位可参照《气象部门合同管理办法》和本《细则》制定本单位的具体规定。

第三十六条  本细则自2020年 11月 15日起执行。《大兴安岭地区气象局关于印发<大兴安岭地区气象局机关合同管理实施细则>的通知》（大气发〔2019〕17号）同时废止。